È una preoccupazione legittima. Una bodycam viene indossata da un dipendente, può riprendere colleghi e persone del pubblico e può registrare video, audio, dati di localizzazione e informazioni su incidenti delicati. I dipendenti devono quindi capire non solo perché vengono introdotte le bodycam, ma anche le regole sulla privacy che ne regolano l’uso, stabilendo quando possono essere utilizzate e cosa succede alle riprese dopo l’utilizzo.
Per le organizzazioni, è importante affrontare queste questioni fin dall’inizio. Il successo nell’adozione delle bodycam non dipende solo dalla tecnologia, ma anche dalla fiducia, dalla trasparenza e da accordi chiari su come verrà utilizzata quella tecnologia.
La differenza fondamentale sta tra l’uso di una bodycam per proteggere i dipendenti e documentare gli incidenti rilevanti e l’uso delle telecamere per la sorveglianza generale sul posto di lavoro.
Stabilisci regole chiare sulla privacy relative alle bodycam prima di metterle in uso
Ogni utilizzo delle bodycam dovrebbe partire da uno scopo ben definito.
Un dipendente potrebbe sentirsi a proprio agio nell’accendere una bodycam durante un confronto aggressivo, ma la penserebbe in modo molto diverso se credesse che lo stesso dispositivo potesse essere usato per monitorare le conversazioni con i colleghi o per valutare regolarmente le sue prestazioni.
Le organizzazioni dovrebbero quindi stabilire regole chiare su quando la registrazione è giustificata e quando invece non lo è.
A seconda del contesto di impiego, una politica sulle bodycam dovrebbe prevedere:
- quando i dipendenti possono attivare la registrazione;
- se la registrazione continua sia consentita o necessaria;
- chi può accedere alle registrazioni;
- per quali scopi il filmato può essere visionato o condiviso;
- quando è possibile accedere a video in diretta o a informazioni GPS;
- per quanto tempo vengono conservate le registrazioni;
- come vengono cancellati i filmati quando non servono più.
Queste regole dovrebbero essere stabilite prima di mettere in uso le bodycam e comunicate chiaramente a chi le indosserà .
Quando i dipendenti sanno quali sono i limiti, è molto più facile considerare la bodycam come uno strumento di sicurezza e di raccolta prove, piuttosto che come un dispositivo di sorveglianza sul posto di lavoro.
In che modo il GDPR si applica alle bodycam?
Le riprese delle bodycam possono contenere dati personali. Tra questi possono esserci immagini che consentono l’identificazione, voci, luoghi e informazioni sulle circostanze relative a un incidente.
Per le organizzazioni che operano in Europa, questo significa che bisogna tenere conto fin dall’inizio dei requisiti del GDPR e di protezione dei dati relativi alle bodycam.
Le organizzazioni devono avere una finalità valida e una base giuridica adeguata per il trattamento dei dati personali, e i dati raccolti dovrebbero limitarsi a quanto necessario per tale finalità .
I dipendenti dovrebbero quindi essere in grado di capire:
- perché si usano le bodycam;
- quando potrebbe avvenire la registrazione;
- chi è autorizzato ad accedere alle riprese delle bodycam;
- per quali motivi si può accedere a una registrazione;
- se i video possono essere scaricati o condivisi;
- chi può accedere alle informazioni GPS o ai video in diretta;
- per quanto tempo le registrazioni rimangono disponibili.
Potrebbe essere necessaria una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) anche quando il trattamento previsto potrebbe comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone. Per i progetti relativi alle bodycam, è particolarmente importante valutare i rischi per la privacy prima della loro implementazione.
I responsabili della privacy, i rappresentanti dei lavoratori e, se del caso, i comitati aziendali dovrebbero quindi essere coinvolti sin dalle prime fasi del processo, anziché solo dopo che la tecnologia è già stata introdotta.
​Per quanto tempo vanno conservate le riprese delle bodycam?
Non esiste un periodo di conservazione universale adatto a ogni situazione in cui si utilizzano le bodycam.
Le regole sulla conservazione dei filmati delle bodycam dovrebbero tenere conto del motivo per cui sono stati registrati e per quanto tempo sono effettivamente necessari a tale scopo.
Potrebbe essere necessario conservare una registrazione relativa a un incidente, a un reclamo o a un’indagine per un periodo diverso rispetto a quello previsto per le riprese che non hanno più alcun valore operativo o probatorio.
Ciò che le organizzazioni dovrebbero evitare è conservare a tempo indeterminato tutte le riprese delle bodycam solo perché c’è spazio di archiviazione disponibile. Secondo il GDPR, i dati personali non devono essere conservati più a lungo di quanto sia necessario per lo scopo per cui sono stati raccolti.
Una politica sulle bodycam dovrebbe quindi stabilire in anticipo i periodi di conservazione e applicarli in modo coerente. Laddove tipi diversi di registrazioni richiedano periodi di conservazione diversi, anche questi dovrebbero essere definiti chiaramente.
Fai in modo che la privacy sia parte integrante della tecnologia
Le politiche scritte sono fondamentali, ma la privacy diventa molto più solida quando è la tecnologia stessa ad aiutarci a farle rispettare.
Un sistema professionale di telecamere indossabili dovrebbe permettere di controllare chi ha accesso alle registrazioni e garantire la tracciabilità ogni volta che i filmati vengono visualizzati, gestiti o condivisi.
Con ZEPCAM Manager, le organizzazioni possono configurare i diritti di accesso in base ai ruoli, gestire le impostazioni di conservazione dei dati e utilizzare le funzionalità di audit per monitorare l’attività all’interno del sistema. È inoltre possibile utilizzare strumenti di oscuramento di video e audio quando è necessario condividere le registrazioni, proteggendo al contempo l’identità o la privacy delle persone riprese nelle immagini.
ZEPCAM supporta inoltre diversi modelli di implementazione, tra cui configurazioni cloud, on-premise e ibride, consentendo alle organizzazioni di scegliere un’architettura che soddisfi i propri requisiti operativi, di sicurezza e di protezione dei dati.
Lo stesso principio vale per funzioni come il GPS e i video in diretta. L’accesso dovrebbe essere limitato agli utenti autorizzati e collegato a uno scopo operativo chiaramente definito.
In questo modo, la protezione dei dati delle bodycam va oltre le semplici promesse interne. I requisiti in materia di privacy possono riflettersi direttamente nel modo in cui il sistema viene configurato e gestito.
Le bodycam possono tutelare anche la privacy dei dipendenti
Le discussioni sulla privacy relative alle bodycam si concentrano spesso sul rischio che i dipendenti vengano monitorati.
C’è anche un altro lato della questione.
Le riprese delle bodycam possono anche proteggere chi indossa la telecamera.
Quando un dipendente subisce un atto di aggressione, si trova coinvolto in una situazione controversa o riceve un reclamo in seguito, le riprese oggettive possono aiutare a stabilire cosa sia realmente accaduto. Invece di basarsi solo su testimonianze o ricordi contrastanti, l’azienda ha a disposizione un’ulteriore fonte di prove da esaminare.
Questo può rivelarsi particolarmente utile in contesti in cui i professionisti in prima linea interagiscono regolarmente con il pubblico.
Al Centro medico universitario di Leida, gli addetti alla sicurezza che usano le bodycam ZEPCAM hanno riferito di sentirsi più sicuri quando le indossano. Le registrazioni hanno inoltre fornito prove in casi che hanno coinvolto la polizia e in occasione di false denunce da parte di pazienti, visitatori e familiari.
È importante sottolineare che i dipendenti vengono formati per capire quando è necessario registrare. Questo permette di documentare gli incidenti rilevanti senza trasformare le normali situazioni lavorative in una sorveglianza continua.
La distinzione è importante. Una bodycam usata nel modo giusto serve a sostenere e proteggere i dipendenti in prima linea, non a tenerli costantemente sotto controllo.
La privacy e la sicurezza non devono necessariamente essere in contrasto tra loro
A volte le organizzazioni considerano la questione della privacy legata alle bodycam come un compromesso.
O i dipendenti ottengono una maggiore tutela, oppure rinunciano a una parte della loro privacy.
Un’implementazione ben progettata non dovrebbe richiedere questa scelta.
Regole di attivazione chiare limitano le registrazioni non necessarie. Le autorizzazioni basate sui ruoli limitano l’accesso alle riprese. Le politiche di conservazione impediscono che le registrazioni vengano archiviate a tempo indeterminato. I registri di controllo garantiscono la tracciabilità degli accessi, mentre la mascheratura permette di proteggere le identità quando è necessario condividere le riprese.
Tecnologia, politiche e formazione devono andare di pari passo.
In questo modo, le organizzazioni possono godere dei vantaggi in termini di sicurezza e di prove offerte dalle bodycam, mantenendo al contempo chiari limiti di privacy per i dipendenti e il pubblico.
​Cinque domande a cui ogni dipendente dovrebbe saper rispondere
Prima di introdurre le bodycam sul posto di lavoro, ogni dipendente che ne indossa una dovrebbe essere in grado di rispondere a cinque domande fondamentali:
- Perché si usano le bodycam?
- Quando si può iniziare a registrare?
- Chi può accedere alle registrazioni?
- Per quanto tempo vengono conservate le riprese delle bodycam?
- Per quali scopi si possono usare le riprese?
Se non riesci a rispondere chiaramente a queste domande, la politica dell’organizzazione sulle bodycam va rivista.
Una buona protezione dei dati delle bodycam non significa scegliere tra privacy e sicurezza dei dipendenti. Si tratta piuttosto di definire uno scopo chiaro, stabilire limiti adeguati, controllare l’accesso e assicurarsi che i dipendenti capiscano esattamente come viene utilizzata questa tecnologia.
È proprio questo che trasforma una bodycam in uno strumento che protegge i dipendenti e fornisce prove affidabili, anziché in un sistema di sorveglianza del personale.