Οι δαπάνες που σπάνια εμφανίζονται σε ένα φύλλο προϋπολογισμού
Όταν συμβαίνει ένα περιστατικό, ο οικονομικός αντίκτυπος σπάνια τελειώνει όταν η κατάσταση τεθεί υπό έλεγχο. Μια καταγγελία εναντίον ενός μέλους του προσωπικού, μια αμφισβητούμενη αλληλεπίδραση, ένας ισχυρισμός για παράβαση καθήκοντος ή ένα περιστατικό χρήσης βίας μπορεί να πυροδοτήσει μια μακρά και δαπανηρή διαδικασία. Οι διευθυντές εξετάζουν τις αναφορές. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού διεξάγει συνεντεύξεις. Εμπλέκονται νομικές ομάδες. Συλλέγονται αποδεικτικά στοιχεία. Ζητείται η γνώμη μαρτύρων.
Όλα αυτά χρειάζονται χρόνο. Σε πολλές περιπτώσεις, η έρευνα συνεχίζεται για εβδομάδες ή και μήνες, επειδή δεν υπάρχει αντικειμενική καταγραφή του τι πραγματικά συνέβη.
Το αποτέλεσμα είναι συχνά η αβεβαιότητα. Και η αβεβαιότητα κοστίζει ακριβά.
Με κάθε τρόπο, η διαδικασία γίνεται συντομότερη, σαφέστερη και λιγότερο δαπανηρή.
Το κρυφό κόστος των ανεπίλυτων περιστατικών
Ένα από τα μεγαλύτερα κόστη που σχετίζονται με τα περιστατικά στο χώρο εργασίας σπάνια συζητείται κατά τον προγραμματισμό του προϋπολογισμού.
Όταν τα γεγονότα που περιβάλλουν ένα περιστατικό δεν μπορούν να εξακριβωθούν γρήγορα, οι οργανισμοί ενδέχεται να υποχρεούνται να θέσουν τους υπαλλήλους σε διοικητική άδεια για όσο διάστημα διαρκούν οι έρευνες.
Ο εργαζόμενος συνεχίζει να λαμβάνει μισθό. Ενδέχεται να χρειαστεί να διευθετηθεί η αντικατάστασή του. Απαιτείται πρόσθετος διαχειριστικός χρόνος. Συχνά αυξάνεται το κόστος του προσωπικού ή των υπερωριών.
Ανάλογα με την πολυπλοκότητα της υπόθεσης, το κόστος αυτό μπορεί να φτάσει γρήγορα σε δεκάδες χιλιάδες ευρώ.
Μια απλή αναστολή μπορεί εύκολα να κοστίσει μεταξύ 10.000 και 30.000 ευρώ πριν ολοκληρωθεί η έρευνα. Εάν ακολουθήσουν νομικές διαδικασίες, διαδικασίες απόλυσης ή δικαστήρια εργασίας, ο οικονομικός αντίκτυπος μπορεί να αυξηθεί σημαντικά.
Τα πλάνα από κάμερες σώματος συχνά αλλάζουν αυτή την εξίσωση.
Όταν υπάρχουν αντικειμενικά αποδεικτικά βίντεο, οι έρευνες μπορούν συχνά να ολοκληρωθούν πολύ πιο γρήγορα. Οι εργαζόμενοι μπορούν να απαλλαγούν ταχύτερα όταν οι ισχυρισμοί είναι αβάσιμοι. Σε περίπτωση που έχουν γίνει λάθη, οι αποφάσεις μπορούν να ληφθούν με βάση τα γεγονότα και όχι τις υποθέσεις.
Όπως και να έχει, η διαδικασία γίνεται συντομότερη, σαφέστερη και λιγότερο δαπανηρή.
Γιατί οι κάμερες σώματος προσφέρουν μετρήσιμη απόδοση επένδυσης ROI
Η απόδοση της επένδυσης των προγραμμάτων bodycam έχει μελετηθεί σε πολλούς τομείς και χώρες, με αξιοσημείωτα συνεπή αποτελέσματα.
Οι έρευνες έχουν δείξει αναλογίες οφέλους προς κόστος περίπου 5:1που σημαίνει ότι οι οργανισμοί μπορούν να ανακτήσουν περίπου πέντε ευρώ σε αξία για κάθε ευρώ που επενδύεται μέσω της μείωσης των καταγγελιών, της ταχύτερης διερεύνησης, της χαμηλότερης νομικής έκθεσης και της λειτουργικής αποδοτικότητας. Άλλες μελέτες έχουν καταλήξει σε παρόμοια συμπεράσματα, αναφέροντας εξοικονόμηση περίπου τεσσάρων ευρώ για κάθε ευρώ που δαπανάται.
Οι λόγοι είναι τόσο συμπεριφορικοί όσο και λειτουργικοί.
Όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι οι αλληλεπιδράσεις καταγράφονται, οι καταστάσεις συχνά αποκλιμακώνονται πριν εξελιχθούν σε σοβαρά περιστατικά.
Μελέτες έχουν αναφέρει:
- μείωση κατά 17% των καταγγελιών κατά του προσωπικού που φοράει κάμερες σώματος
- σχεδόν 10% μείωση των περιστατικών χρήσης βίας
- έως και 30% μείωση των καταγγελιών για παραπτώματα μεταξύ των χρηστών της κάμερας σώματος σε σύγκριση με τις ομάδες ελέγχου
- μείωση κατά 74% των αστικών υποθέσεων που σχετίζονται με τη χρήση βίας μετά την ανάπτυξη σε ορισμένες δικαιοδοσίες
Λιγότερα περιστατικά σημαίνουν λιγότερες έρευνες, λιγότερες νομικές δαπάνες, λιγότερο χρόνο διαχείρισης και λιγότερη διαταραχή των καθημερινών λειτουργιών.
Ταχύτερες έρευνες, λιγότερος χαμένος χρόνος
Η αξία των bodycams δεν περιορίζεται στη μείωση των περιστατικών. Βοηθούν επίσης τους οργανισμούς να επιλύουν αποτελεσματικότερα τα περιστατικά όταν αυτά συμβαίνουν.
Η έρευνα δείχνει ότι περισσότεροι από τους μισούς οργανισμούς που χρησιμοποιούν κάμερες σώματος εξοικονομούν έως και μία εβδομάδα ή περισσότερο κατά τη διάρκεια των ερευνών, επειδή το αντικειμενικό υλικό επιτρέπει την ταχύτερη εξέταση και επίλυση των υποθέσεων.
Αυτό αντιπροσωπεύει ένα σημαντικό λειτουργικό όφελος.
Κάθε ώρα που δαπανάται για την εξέταση καταθέσεων μαρτύρων, τη διεξαγωγή συνεντεύξεων ή την ανακατασκευή γεγονότων είναι μια ώρα που οι διευθυντές, οι επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού και οι νομικές ομάδες δεν μπορούν να διαθέσουν σε άλλες προτεραιότητες.
Τα αποδεικτικά βίντεο βοηθούν τους οργανισμούς να μεταβούν πολύ πιο γρήγορα από τις εικασίες στα γεγονότα.
Ταχύτερες έρευνες, λιγότερος χαμένος χρόνος
Η αξία των bodycams δεν περιορίζεται στη μείωση των περιστατικών. Βοηθούν επίσης τους οργανισμούς να επιλύουν πιο αποτελεσματικά τα περιστατικά όταν αυτά συμβαίνουν.
Η έρευνα δείχνει ότι περισσότεροι από τους μισούς οργανισμούς που χρησιμοποιούν κάμερες σώματος εξοικονομούν έως και μία εβδομάδα ή και περισσότερο κατά τη διάρκεια των ερευνών, επειδή το αντικειμενικό υλικό επιτρέπει την ταχύτερη εξέταση και επίλυση των υποθέσεων.
Αυτό αποτελεί σημαντικό επιχειρησιακό όφελος.
Κάθε ώρα που δαπανάται για την εξέταση καταθέσεων μαρτύρων, τη διεξαγωγή συνεντεύξεων ή την ανακατασκευή γεγονότων είναι μία ώρα που οι διευθυντές, οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού και οι νομικές ομάδες δεν μπορούν να διαθέσουν σε άλλες προτεραιότητες.
Τα αποδεικτικά βίντεο βοηθούν τους οργανισμούς να περάσουν πολύ πιο γρήγορα από τις εικασίες στα γεγονότα.
Κοιτάζοντας πέρα από την τιμή του υλικού
Ένας λόγος για τον οποίο οι επενδύσεις σε κάμερες σώματος μερικές φορές καθυστερούν είναι ότι οι οργανισμοί επικεντρώνονται κυρίως στο αρχικό κόστος του υλικού.
Στην πραγματικότητα, ένα πρόγραμμα κάμερας σώματος θα πρέπει να αξιολογείται με βάση το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας του και την επιχειρησιακή αξία που προσφέρει με την πάροδο του χρόνου.
Αυτό περιλαμβάνει:
- υλικό κάμερας σώματος
- λογισμικό διαχείρισης βίντεο
- ασφαλής αποθήκευση
- εκπαίδευση και εισαγωγή
- ενσωμάτωση με υφιστάμενες ροές εργασίας και συστήματα
Οι σύγχρονες λύσεις κάμερας σώματος παρέχονται όλο και περισσότερο μέσω συνδρομητικών μοντέλων, επιτρέποντας στους οργανισμούς να κατανέμουν το κόστος σε βάθος χρόνου αντί να πραγματοποιούν μεγάλες αρχικές επενδύσεις κεφαλαίου.
Για πολλούς οργανισμούς, αυτό διευκολύνει την εφαρμογή των bodycams στο πλαίσιο των υφιστάμενων επιχειρησιακών προϋπολογισμών.
Η επιλογή της πλατφόρμας έχει επίσης σημασία.
Τα ανοικτά συστήματα παρέχουν μεγαλύτερη ευελιξία, επιτρέπουν στους οργανισμούς να κλιμακώνονται με την πάροδο του χρόνου και συμβάλλουν στην αποφυγή της μακροχρόνιας εξάρτησης από ένα μόνο οικοσύστημα προμηθευτών. Προσφέρουν επίσης μεγαλύτερο έλεγχο της διαχείρισης και της αποθήκευσης δεδομένων, γεγονός που παραμένει σημαντικό για τους οργανισμούς που λειτουργούν βάσει των απαιτήσεων του GDPR.
Περισσότερο από μια οικονομική απόφαση
Ενώ οι υπολογισμοί της απόδοσης είναι σημαντικοί, οι οργανισμοί που αναπτύσσουν κάμερες σώματος συχνά αναφέρουν οφέλη που είναι πιο δύσκολο να ποσοτικοποιηθούν.
Το προσωπικό συχνά περιγράφει ότι αισθάνεται μεγαλύτερη υποστήριξη όταν αντιμετωπίζει δύσκολες καταστάσεις. Η γνώση ότι οι αλληλεπιδράσεις καταγράφονται μπορεί να αυξήσει την αυτοπεποίθηση και να παρέχει τη διαβεβαίωση ότι οι ενέργειές τους μπορούν να επανεξεταστούν αντικειμενικά αν χρειαστεί.
Για τις ηγετικές ομάδες, οι κάμερες σώματος μπορούν επίσης να ενισχύσουν τη διαφάνεια και τη λογοδοσία.
Είτε αλληλεπιδρούν με ασθενείς, επιβάτες, πολίτες, πελάτες ή μέλη του κοινού, οι οργανισμοί λειτουργούν όλο και περισσότερο σε περιβάλλοντα όπου η εμπιστοσύνη έχει σημασία. Η ικανότητα παροχής αντικειμενικής καταγραφής των γεγονότων μπορεί να βελτιώσει το χειρισμό των παραπόνων, να υποστηρίξει τις εσωτερικές αναθεωρήσεις και να καταδείξει τη δέσμευση για την τήρηση των επαγγελματικών προτύπων.
Τα οφέλη αυτά μπορεί να μην εμφανίζονται πάντα σε μια οικονομική έκθεση, αλλά συμβάλλουν άμεσα στην ανθεκτικότητα και τη φήμη του οργανισμού.
Μια διαφορετική συζήτηση για τον προϋπολογισμό
Πριν από τον επόμενο δημοσιονομικό κύκλο, αξίζει να σκεφτούμε ένα απλό ερώτημα.
Πόσες καταγγελίες, έρευνες, διαφορές ή περιστατικά στο χώρο εργασίας χειρίστηκε ο οργανισμός σας πέρυσι; Πόσες ώρες διαχείρισης δαπανήθηκαν για την επίλυσή τους; Πόσα δαπανήθηκαν για νομική υποστήριξη, αντικατάσταση προσωπικού, διοικητικές διαδικασίες και χαμένη παραγωγικότητα;
Το κόστος αυτό υπάρχει ήδη. Η διαφορά είναι ότι συχνά παραμένουν κρυμμένα σε πολλά τμήματα και προϋπολογισμούς.
Ένα πρόγραμμα bodycam δεν συνεπάγεται απαραίτητα νέο κόστος. Σε πολλές περιπτώσεις, συμβάλλει στη μείωση του κόστους που οι οργανισμοί πληρώνουν ήδη καθημερινά χωρίς να το συνειδητοποιούν.
Το συμπέρασμα
Οι κάμερες σώματος συχνά αξιολογούνται ως τεχνολογική επένδυση. Στην πραγματικότητα, είναι κάτι πολύ περισσότερο από αυτό. Είναι ένα εργαλείο για τη μείωση των κινδύνων, τη βελτίωση της επιχειρησιακής απόδοσης, την προστασία των εργαζομένων και την αύξηση της διαφάνειας.
Το ερώτημα δεν είναι απλώς τι κοστίζει ένα πρόγραμμα bodycam.
Το πιο σημαντικό ερώτημα είναι τι κοστίζει η συνέχιση της λειτουργίας χωρίς αυτό.
Για πολλούς οργανισμούς, ο αριθμός αυτός είναι πολύ μεγαλύτερος από ό,τι νομίζουν.