De kosten die zelden op een begrotingsblad staan
Wanneer zich een incident voordoet, is de financiële impact zelden voorbij wanneer de situatie onder controle is. Een klacht tegen een medewerker, een omstreden interactie, een beschuldiging van wangedrag of een incident waarbij geweld wordt gebruikt, kan een lang en duur proces in gang zetten. Managers beoordelen rapporten. HR voert gesprekken. Juridische teams worden erbij betrokken. Er wordt bewijs verzameld. Getuigen worden geraadpleegd.
Dit alles kost tijd. In veel gevallen duurt het onderzoek weken of zelfs maanden omdat er geen objectief verslag is van wat er werkelijk is gebeurd.
Het resultaat is vaak onzekerheid. En onzekerheid is duur.
In beide gevallen wordt het proces korter, duidelijker en goedkoper.
De verborgen kosten van onopgeloste incidenten
Een van de grootste kostenposten in verband met incidenten op de werkplek wordt zelden besproken tijdens de budgetplanning.
Als de feiten rond een incident niet snel kunnen worden vastgesteld, kan het nodig zijn dat organisaties werknemers op non-actief stellen terwijl het onderzoek plaatsvindt.
De werknemer blijft salaris ontvangen. Mogelijk moet er vervanging worden geregeld. Er is extra managementtijd nodig. De kosten voor uitzendkrachten of overuren nemen vaak toe.
Afhankelijk van de complexiteit van de zaak kunnen deze kosten al snel oplopen tot tienduizenden euro’s.
Een enkele schorsing kan al snel tussen de €10.000 en €30.000 kosten voordat een onderzoek is afgerond. Als er juridische procedures, ontslagprocedures of arbeidsrechtzaken volgen, kan de financiële impact aanzienlijk toenemen.
Bodycambeelden veranderen die vergelijking vaak.
Als er objectief videobewijs beschikbaar is, kunnen onderzoeken vaak veel sneller worden afgerond. Werknemers kunnen sneller worden vrijgesproken als beschuldigingen ongegrond zijn. Als er fouten zijn gemaakt, kunnen beslissingen worden genomen op basis van feiten in plaats van veronderstellingen.
Hoe dan ook, het proces wordt korter, duidelijker en goedkoper.
Waarom bodycams meetbare ROI leveren
Het rendement van bodycam-programma’s is onderzocht in meerdere sectoren en landen, met opmerkelijk consistente resultaten.
Onderzoek heeft een kosten-batenverhouding van ongeveer 5:1Dit betekent dat organisaties ongeveer vijf euro aan waarde kunnen terugverdienen voor elke geïnvesteerde euro door minder klachten, snellere onderzoeken, minder juridische blootstelling en operationele efficiëntie. Andere onderzoeken komen tot vergelijkbare conclusies en melden besparingen van ruwweg vier euro voor elke uitgegeven euro.
De redenen zijn zowel gedragsgebonden als operationeel.
Als mensen weten dat interacties worden opgenomen, deëscaleren situaties vaak voordat het ernstige incidenten worden.
Studies hebben gerapporteerd:
- 17% minder klachten tegen personeel dat bodycams draagt
- bijna 10% minder incidenten met gebruik van geweld
- tot 30% minder klachten over wangedrag bij bodycamgebruikers in vergelijking met controlegroepen
- een vermindering van 74% in civiele zaken met betrekking tot het gebruik van geweld na de inzet in sommige rechtsgebieden
Minder incidenten betekent minder onderzoeken, minder juridische kosten, minder managementtijd en minder verstoring van de dagelijkse werkzaamheden.
Sneller onderzoek, minder tijdverlies
De waarde van bodycams is niet beperkt tot het terugdringen van incidenten. Ze helpen organisaties ook om incidenten efficiënter op te lossen als ze zich toch voordoen.
Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de organisaties die bodycams gebruiken tot een week of meer besparen tijdens onderzoeken, omdat met objectief beeldmateriaal zaken sneller kunnen worden bekeken en opgelost.
Dat is een aanzienlijk operationeel voordeel.
Elk uur dat wordt besteed aan het nakijken van getuigenverklaringen, het afnemen van interviews of het reconstrueren van gebeurtenissen is een uur dat managers, HR-professionals en juridische teams niet aan andere prioriteiten kunnen besteden.
Videobewijs helpt organisaties om veel sneller van speculatie naar feiten te gaan.
Sneller onderzoek, minder tijdverlies
De waarde van bodycams is niet beperkt tot het terugdringen van incidenten. Ze helpen organisaties ook om incidenten efficiënter op te lossen als ze zich toch voordoen.
Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de organisaties die bodycams gebruiken tot een week of meer besparen tijdens onderzoeken, omdat met objectief beeldmateriaal zaken sneller kunnen worden bekeken en opgelost.
Dat is een aanzienlijk operationeel voordeel.
Elk uur dat wordt besteed aan het bekijken van getuigenverklaringen, het afnemen van interviews of het reconstrueren van gebeurtenissen is een uur dat managers, HR-professionals en juridische teams niet aan andere prioriteiten kunnen besteden.
Videobewijs helpt organisaties om veel sneller van speculatie naar feiten te gaan.
Verder kijken dan de hardwareprijs
Een van de redenen waarom investeringen in bodycams soms worden uitgesteld, is dat organisaties zich vooral richten op de hardwarekosten vooraf.
In werkelijkheid moet een bodycam-programma worden geëvalueerd op basis van de totale eigendomskosten en de operationele waarde die het in de loop der tijd oplevert.
Dit omvat:
- bodycam hardware
- software voor videobeheer
- veilige opslag
- training en inwerken
- integratie met bestaande workflows en systemen
Moderne bodycam-oplossingen worden steeds vaker geleverd via abonnementsmodellen, waardoor organisaties de kosten kunnen spreiden in de tijd in plaats van grote kapitaalinvesteringen te doen.
Voor veel organisaties maakt dit bodycams gemakkelijker te implementeren binnen bestaande operationele budgetten.
De keuze van het platform is ook belangrijk.
Open systemen bieden meer flexibiliteit, stellen organisaties in staat om in de loop van de tijd te schalen en helpen langdurige afhankelijkheid van één ecosysteem van leveranciers te voorkomen. Ze bieden ook meer controle over gegevensbeheer en -opslag, wat een belangrijke overweging blijft voor organisaties die onder GDPR-vereisten werken.
Meer dan een financiële beslissing
Hoewel ROI-berekeningen belangrijk zijn, rapporteren organisaties die bodycams inzetten vaak voordelen die moeilijker te kwantificeren zijn.
Medewerkers beschrijven vaak dat ze zich meer gesteund voelen bij het omgaan met moeilijke situaties. De wetenschap dat interacties worden vastgelegd, kan het vertrouwen vergroten en de geruststelling bieden dat hun acties indien nodig objectief kunnen worden beoordeeld.
Voor leidinggevende teams kunnen bodycams ook de transparantie en verantwoordingsplicht versterken.
Of het nu gaat om interactie met patiënten, passagiers, burgers, klanten of leden van het publiek, organisaties opereren steeds vaker in omgevingen waar vertrouwen belangrijk is. De mogelijkheid om gebeurtenissen objectief vast te leggen kan het afhandelen van klachten verbeteren, interne beoordelingen ondersteunen en aantonen dat men zich houdt aan professionele normen.
Deze voordelen verschijnen misschien niet altijd in een financieel rapport, maar ze dragen wel direct bij aan de veerkracht en reputatie van de organisatie.
Een ander begrotingsgesprek
Voor de volgende begrotingscyclus is het de moeite waard om na te denken over een eenvoudige vraag.
Hoeveel klachten, onderzoeken, geschillen of incidenten op de werkplek heeft uw organisatie vorig jaar behandeld? Hoeveel managementuren werden besteed aan het oplossen ervan? Hoeveel is er besteed aan juridische ondersteuning, vervanging van personeel, administratieve processen en productiviteitsverlies?
Die kosten bestaan al. Het verschil is dat ze vaak verborgen blijven in meerdere afdelingen en budgetten.
Een bodycam-programma brengt niet noodzakelijkerwijs nieuwe kosten met zich mee. In veel gevallen helpt het de kosten te verlagen die organisaties elke dag al betalen zonder het te beseffen.
De afhaalmaaltijden
Bodycams worden vaak gezien als een technologische investering. In werkelijkheid zijn ze veel meer dan dat. Ze zijn een hulpmiddel om risico’s te verminderen, de operationele efficiëntie te verbeteren, werknemers te beschermen en de transparantie te vergroten.
De vraag is niet alleen wat een bodycamprogramma kost.
De belangrijkere vraag is wat het kost om zonder te blijven werken.
Voor veel organisaties ligt dat aantal veel hoger dan ze denken.