Oltre il grande giorno: perché gli organizzatori di eventi più accorti usano le bodycam prima, durante e dopo ogni evento

L’utilità di una bodycam non finisce quando l’ultimo visitatore se ne va. Per molti versi, è proprio lì che inizia davvero.

La sfida: ogni evento parte da zero

Ogni evento pubblico è diverso.

Le condizioni meteorologiche cambiano. Il numero di visitatori supera le aspettative. I percorsi devono essere modificati. Si verificano incidenti di sicurezza in modo imprevisto. Le emergenze mediche si presentano senza preavviso.

Gli organizzatori degli eventi investono molto nella preparazione a queste situazioni. Vengono elaborati piani di sicurezza, installati sistemi di videosorveglianza, presidiate le sale di controllo e organizzate riunioni operative prima di ogni evento.

Eppure, una volta che l’evento è finito, gran parte delle conoscenze operative svanisce insieme ad esso.

Le conversazioni radio non si possono facilmente riascoltare in un secondo momento. I rapporti sugli incidenti vengono spesso redatti ore dopo, basandosi sui ricordi. Osservazioni preziose rimangono appannaggio dei singoli membri del team invece di diventare parte del bagaglio operativo dell’organizzazione.

Di conseguenza, la pianificazione dell’evento dell’anno prossimo parte spesso dagli stessi presupposti dell’anno precedente, anziché da dati oggettivi raccolti durante l’evento stesso.

Invece di fare esperienza, le organizzazioni imparano ripetutamente le stesse lezioni.

Un sistema di bodycam, tre momenti importanti

Le moderne bodycam con trasmissione in diretta offrono molto di più della semplice registrazione degli incidenti.

Combinando video in diretta, audio e dati GPS con una piattaforma professionale di gestione video come ZEPCAM Manager, ogni registrazione diventa parte di una preziosa base di conoscenze operative.

Lo stesso filmato può documentare tre diverse fasi di ogni evento.

Prima dell’evento

Ogni evento è una preziosa fonte di esperienza per quello successivo.

Anziché spiegare il comportamento della folla ricorrendo a procedure scritte o istruzioni verbali, i supervisori possono utilizzare filmati reali tratti da eventi precedenti.

• Quando è diventata un problema la densità della folla?
• Come hanno reagito i team di sicurezza?
• Quali scelte comunicative hanno funzionato bene?
• Cosa si potrebbe migliorare?

I filmati reali permettono sia ai nuovi assunti che ai dipendenti con più esperienza di imparare da situazioni che potrebbero trovarsi ad affrontare in prima persona.

Quando le registrazioni vengono utilizzate a scopo di formazione, i volti e altre caratteristiche identificative possono essere oscurati in anticipo, garantendo così la tutela della privacy pur preservando il valore operativo del filmato.

Durante l’evento

È proprio qui che la maggior parte delle organizzazioni riconosce già il valore delle bodycam. Lo streaming in diretta permette ai supervisori e agli operatori della sala di controllo di vedere esattamente ciò che sta vivendo il personale in prima linea. Invece di affidarsi esclusivamente alle comunicazioni radio, ricevono informazioni visive immediate insieme ai dati di localizzazione GPS in tempo reale. Questo permette di prendere decisioni operative più rapide e più consapevoli.

Le squadre mediche possono essere inviate sul posto senza indugio. Le risorse di sicurezza possono essere dispiegate in base a ciò che sta realmente accadendo, anziché a ciò che qualcuno sta cercando di descrivere via radio.

Una bodycam non sostituisce le comunicazioni via radio durante un evento. Lo rafforza fornendo un contesto visivo in tempo reale, riducendo l’incertezza e aiutando i team di comando a prendere decisioni basandosi su ciò che vedono piuttosto che su ciò che sentono.

C’è un altro vantaggio importante che si estende a tutto l’evento. La presenza visibile di una bodycam con trasmissione in diretta spesso aiuta a evitare che gli incidenti degenerino. I visitatori di solito si comportano in modo diverso quando sanno che le interazioni vengono registrate. Allo stesso tempo, gli addetti alla sicurezza e lo staff dell’evento spesso si sentono più sicuri sapendo che le loro azioni vengono documentate in modo oggettivo e che basta premere un pulsante per ricevere supporto.

Il risultato non è semplicemente una maggiore quantità di prove a posteriori. Spesso, innanzitutto, gli incidenti sono meno frequenti.

Dopo l’evento

Una volta terminato l’evento, le registrazioni continuano a essere utili.

È possibile esaminare i filmati, le registrazioni audio e le tracce GPS insieme alla cronologia degli eventi per valutare le decisioni operative, documentare gli incidenti e individuare opportunità di miglioramento.

• È possibile analizzare i movimenti della folla.
• Le procedure di comunicazione possono essere migliorate.
• Il personale può ricevere una formazione pratica basata su situazioni reali.
• La progettazione delle rotte future e i piani di organico potranno basarsi su dati operativi oggettivi anziché su ipotesi.
• Ogni evento diventa un’occasione per imparare in vista del prossimo.

Come si presenta in pratica

Immagina una maratona regionale con strade chiuse al traffico, squadre di sicurezza in moto e una sala di controllo centrale che coordina decine di addetti lungo un percorso di venti chilometri.

Prima dell’evento, gli organizzatori rivedono i filmati dell’edizione precedente. Individuano un incidente sfiorato a un attraversamento pedonale, dove alcuni spettatori sono entrati nel percorso prima del previsto. Ai nuovi addetti alla sicurezza vengono fornite le istruzioni utilizzando proprio la registrazione, invece che solo le istruzioni scritte. Il piano di gestione del traffico viene modificato in base a ciò che è stato osservato, non semplicemente a ciò che è stato segnalato.

Durante la maratona, i commissari in moto indossano le bodycam ZEPCAM T3 Live, che trasmettono in diretta video, audio e dati GPS direttamente alla sala di controllo.

Quando un corridore si accascia vicino a un punto di rifornimento, l’addetto più vicino attiva la bodycam. Gli operatori valutano subito la situazione tramite il video in diretta, stabiliscono la gravità dell’incidente e inviano i soccorsi medici direttamente alla posizione GPS corretta.

Non c’è bisogno di affidarsi solo alle descrizioni verbali o di cercare di indovinare dove serve aiuto.

Dopo la maratona, gli organizzatori hanno esaminato tutti i filmati registrati e hanno individuato due punti in cui la densità della folla è aumentata in modo significativo. Anche se quest’anno non si sono verificati incidenti, le riprese evidenziano alcune aree in cui potrebbero essere necessari degli adeguamenti se il numero di partecipanti dovesse continuare a crescere.

Prima che le registrazioni selezionate vengano inserite nel materiale formativo futuro, i volti e altri dettagli identificativi vengono oscurati per tutelare la privacy dei visitatori, pur conservando gli insegnamenti operativi.

È proprio così che i team di sicurezza della Maratona di Eindhoven e di iTraffic Event Management hanno utilizzato le bodycam ZEPCAM durante eventi pubblici su larga scala. I video in diretta hanno aiutato a prendere decisioni operative durante l’evento stesso, mentre le stesse registrazioni sono poi diventate materiale prezioso per le valutazioni, il miglioramento dei protocolli e la formazione del personale.

Creare valore con ogni evento

Le organizzazioni che utilizzano le bodycam durante l’intero ciclo di vita di un evento traggono in genere diversi vantaggi operativi.

Prendono decisioni più rapide perché i supervisori possono seguire l’evoluzione delle situazioni in tempo reale.

La risposta agli incidenti diventa più rapida perché i live streaming con localizzazione GPS permettono di inviare immediatamente le risorse nel posto giusto.

Il personale è più preparato perché la formazione si basa su filmati reali delle operazioni piuttosto che su scenari teorici.

La pianificazione degli eventi migliora continuamente perché ogni implementazione porta nuove conoscenze operative.

Le riprese registrate costituiscono inoltre una preziosa documentazione per le indagini sugli incidenti, le richieste di risarcimento assicurativo, le questioni relative alla responsabilità civile e le comunicazioni alle parti interessate o alle autorità pubbliche.

Il valore del sistema cresce a ogni evento.

I risultati: un valore che cresce con ogni evento

Le organizzazioni che utilizzano le bodycam durante l’intero ciclo di vita di un evento si rendono presto conto che i vantaggi vanno ben oltre l’evento stesso.

Ogni intervento genera nuove conoscenze operative che possono essere utilizzate per migliorare la pianificazione futura, la formazione del personale e le operazioni sul campo. Invece di risolvere ripetutamente gli stessi problemi, le organizzazioni fanno tesoro delle esperienze passate e migliorano continuamente il modo in cui vengono organizzati gli eventi.

Tra i vantaggi tipici ci sono:

• Processo decisionale in tempo reale più rapido poiché i supervisori reagiscono a ciò che vedono tramite video in diretta, invece di affidarsi esclusivamente alle comunicazioni radio in differita.
• Meno incidenti perché la presenza visibile di una bodycam in diretta spesso scoraggia i comportamenti aggressivi, contribuendo a proteggere sia i visitatori che il personale in prima linea.
• Tempi di risposta agli incidenti più brevi grazie a streaming video in diretta con localizzazione GPS che permettono ai servizi di emergenza e ai responsabili di inviare le risorse direttamente sul posto.
• Personale meglio preparato utilizzando filmati reali di eventi precedenti durante i briefing e le sessioni di formazione, invece di affidarsi solo alle procedure scritte.
• Miglioramento continuo delle operazioni perché ogni evento genera una documentazione che supporta direttamente la pianificazione futura, la progettazione dei percorsi, la definizione del personale necessario e le procedure operative.
• Una base probatoria più solida per le indagini sugli incidenti, le richieste di risarcimento, le questioni relative alla responsabilità e la rendicontazione alle parti interessate o alle autorità pubbliche.

Piuttosto che creare valore per un singolo evento, il sistema offre valore ogni volta che viene utilizzato.

Collaudato nella pratica

Questo approccio ha già dimostrato la sua efficacia in occasione di grandi eventi pubblici.

I team di sicurezza che hanno utilizzato ZEPCAM T3 Live durante una grande maratona hanno riferito che la combinazione tra il video in diretta e la piattaforma ZEPCAM Manager ha migliorato notevolmente la comunicazione durante l’evento stesso. In seguito, le stesse registrazioni sono state utilizzate per valutare le operazioni, migliorare le procedure e formare il personale in vista di futuri interventi.

Una conclusione simile è emersa da un caso di studio di Milestone Systems su un importante evento podistico. La tecnologia video mobile non solo ha rafforzato la sicurezza durante l’evento, ma ha anche migliorato l’efficienza operativa e fornito informazioni preziose per le edizioni future.

Questi esempi dimostrano che il valore maggiore di una soluzione professionale di bodycam non si limita al giorno stesso dell’evento. Sta proprio nella capacità di migliorare continuamente la pianificazione, le operazioni e la formazione usando le informazioni oggettive raccolte sul campo.

Il punto chiave

Uno degli errori più grandi che le organizzazioni commettono è considerare le bodycam solo come strumenti per la sicurezza durante gli eventi dal vivo.

Il loro valore maggiore sta proprio nel fatto di poter riutilizzare le stesse registrazioni più volte.

Prima di tutto, preparare le squadre prima di un evento.

E poi per supportare le decisioni operative mentre l’evento è in corso.

E infine per valutare, migliorare e prepararsi alla prossima implementazione.

Ogni evento supportato da un sistema di telecamere indossabili con trasmissione in diretta diventa molto più di un’operazione riuscita.

Diventa la base per rendere ogni evento futuro più sicuro, più intelligente e meglio organizzato rispetto al precedente.