Para além do grande dia: Por que é que os organizadores de eventos mais espertos usam câmaras corporais antes, durante e depois de cada evento

O valor de uma câmara corporal não acaba quando o último visitante sai. Em muitos aspetos, é aí que realmente começa.

O desafio: cada evento começa do zero

Cada evento público é diferente.

As condições meteorológicas mudam. O número de visitantes supera as expectativas. Os percursos têm de ser ajustados. Surgem incidentes de segurança de forma inesperada. Ocorrem emergências médicas sem aviso prévio.

Os organizadores de eventos investem bastante na preparação para estas situações. São elaborados planos de segurança, instalados sistemas de videovigilância, as salas de controlo ficam com pessoal e são organizadas reuniões operacionais antes de cada evento.

No entanto, assim que o evento acaba, grande parte do conhecimento operacional desaparece com ele.

As conversas de rádio não podem ser facilmente analisadas depois. Os relatórios de incidentes são muitas vezes redigidos horas mais tarde, com base na memória. Observações valiosas ficam na cabeça de cada membro da equipa, em vez de passarem a fazer parte do conhecimento operacional da organização.

Por isso, o planeamento do evento do próximo ano parte muitas vezes dos mesmos pressupostos do ano anterior, em vez de se basear em dados objetivos recolhidos durante o próprio evento.

Em vez de ganharem experiência, as organizações voltam a aprender repetidamente as mesmas lições.

Um sistema de câmaras corporais, três momentos marcantes

As câmaras corporais modernas com transmissão em direto oferecem muito mais do que apenas a gravação de incidentes.

Ao combinar vídeo em direto, áudio e dados de GPS com uma plataforma profissional de gestão de vídeo, como o ZEPCAM Manager, cada gravação passa a fazer parte de uma valiosa base de conhecimento operacional.

A mesma filmagem pode servir de base para três fases diferentes de cada evento.

Antes do evento

Cada evento dá origem a material de formação valioso para o próximo.

Em vez de explicar o comportamento das multidões através de procedimentos escritos ou instruções verbais, os supervisores podem recorrer a imagens reais de eventos anteriores.

• Quando é que a densidade da multidão se tornou um problema?
• Como é que as equipas de segurança reagiram?
• Que decisões de comunicação deram bons resultados?
• O que é que se poderia melhorar?

As imagens reais permitem que os colaboradores, tanto os novos como os mais experientes, aprendam com situações com as quais provavelmente se vão deparar.

Quando as gravações são utilizadas para fins de formação, os rostos e outras características identificativas podem ser ocultados antecipadamente, garantindo a proteção da privacidade e preservando, ao mesmo tempo, o valor operacional das imagens.

Durante o evento

É aqui que a maioria das organizações já reconhece o valor das câmaras corporais. A transmissão em direto permite que os supervisores e os operadores da sala de controlo vejam exatamente o que o pessoal na linha da frente está a passar. Em vez de dependerem apenas da comunicação por rádio, recebem informação visual imediata, combinada com dados de localização GPS em tempo real. Isto permite tomar decisões operacionais mais rápidas e bem fundamentadas.

As equipas médicas podem ser enviadas para o local certo sem demora. Os recursos de segurança podem ser mobilizados com base no que está realmente a acontecer, em vez de no que alguém está a tentar descrever pelo rádio.

Uma câmara corporal não substitui a comunicação por rádio durante um evento. Isso reforça-o ao fornecer um contexto visual em tempo real, reduzindo a incerteza e ajudando as equipas de comando a tomar decisões com base no que vêem, em vez do que ouvem.

Há outra vantagem importante que se estende por todo o evento. A presença visível de uma câmara corporal com transmissão em direto ajuda muitas vezes a evitar que os incidentes se agravem. Os visitantes costumam comportar-se de forma diferente quando sabem que as interações estão a ser gravadas. Ao mesmo tempo, os agentes de segurança e a equipa do evento sentem-se muitas vezes mais confiantes sabendo que as suas ações estão a ser documentadas de forma objetiva e que basta premir um botão para obter apoio.

O resultado não é só ter melhores provas depois. Muitas vezes, há menos incidentes desde o início.

Depois do evento

Depois de o evento ter terminado, as gravações continuam a ser úteis.

As imagens de vídeo, as gravações de áudio e os registos de GPS podem ser analisados em conjunto com a cronologia dos acontecimentos para avaliar as decisões operacionais, documentar incidentes e identificar oportunidades de melhoria.

• É possível analisar os movimentos das multidões.
• Os procedimentos de comunicação podem ser aperfeiçoados.
• Os colaboradores podem receber orientação prática com base em situações reais.
• Os futuros projetos de percursos e planos de pessoal podem basear-se em dados operacionais objetivos, em vez de suposições.
• Cada evento torna-se uma oportunidade de aprendizagem para o próximo.

O que isto significa na prática

Imagina uma maratona regional com estradas encerradas, equipas de segurança de motas e uma sala de controlo central a coordenar dezenas de colaboradores ao longo de um percurso de vinte quilómetros.

Antes do evento, os organizadores revêem as imagens da edição anterior. Identificam um incidente que quase deu para o mal numa passadeira, onde os espectadores entraram no percurso mais cedo do que o previsto. Os novos comissários recebem instruções com base na gravação real, em vez de apenas em instruções escritas. O plano de gestão do tráfego é ajustado com base no que foi observado, e não apenas no que foi relatado.

Durante a maratona, os oficiais de mota usam câmaras corporais ZEPCAM T3 Live que transmitem em direto vídeo, áudio e informações de GPS diretamente para a sala de controlo.

Quando um corredor desmaia perto de um ponto de abastecimento, o oficial mais próximo liga a câmara corporal. Os operadores avaliam imediatamente a situação através da transmissão de vídeo em direto, determinam a gravidade do incidente e enviam assistência médica diretamente para a localização GPS correta.

Não é preciso basear-se apenas em descrições verbais nem tentar adivinhar onde é preciso ajuda.

Depois da maratona, os organizadores analisam todas as imagens gravadas e identificam dois locais onde a densidade da multidão aumentou significativamente. Embora não tenham ocorrido incidentes este ano, as gravações destacam áreas onde poderão ser necessários ajustes, caso o número de participantes continue a crescer.

Antes de as gravações selecionadas passarem a fazer parte do futuro material de formação, os rostos e outros detalhes identificativos são ocultados para proteger a privacidade dos visitantes, mantendo ao mesmo tempo as lições operacionais.

Foi exatamente assim que as equipas de segurança da Maratona de Eindhoven e da iTraffic Event Management utilizaram as câmaras corporais ZEPCAM durante eventos públicos de grande escala. O vídeo em direto ajudou na tomada de decisões operacionais durante o próprio evento, enquanto as mesmas gravações se tornaram mais tarde material valioso para avaliações, melhorias nos protocolos e formação do pessoal.

Criar valor em cada evento

As organizações que utilizam câmaras corporais ao longo de todo o ciclo de vida de um evento costumam obter várias vantagens operacionais.

Tomam decisões mais rápidas porque os supervisores conseguem acompanhar o desenrolar das situações em tempo real.

A resposta a incidentes fica mais rápida porque as transmissões em direto com localização por GPS permitem que os recursos sejam enviados imediatamente para o local certo.

O pessoal está mais bem preparado porque a formação se baseia em imagens reais de operações, em vez de cenários teóricos.

O planeamento de eventos melhora constantemente, porque cada implementação gera novos conhecimentos operacionais.

As imagens gravadas também constituem uma documentação valiosa para investigações de incidentes, pedidos de indemnização, questões de responsabilidade civil e relatórios a apresentar às partes interessadas ou às autoridades públicas.

O valor do sistema aumenta a cada evento.

Os resultados: um valor que cresce a cada evento

As organizações que utilizam câmaras corporais ao longo de todo o ciclo de vida de um evento depressa percebem que os benefícios vão muito além do próprio evento.

Cada intervenção gera novos conhecimentos operacionais que podem ser usados para melhorar o planeamento futuro, a formação do pessoal e as operações em tempo real. Em vez de resolverem os mesmos problemas repetidamente, as organizações aproveitam a experiência anterior e melhoram continuamente a forma como os eventos são organizados.

Entre os benefícios típicos contam-se:

• Tomada de decisões mais rápida em tempo real já que os supervisores reagem ao que vêem através do vídeo em direto, em vez de dependerem apenas de comunicações por rádio com atraso.
• Menos incidentes porque a presença visível de uma câmara corporal com transmissão em direto costuma dissuadir comportamentos agressivos, ajudando a proteger tanto os visitantes como o pessoal da linha da frente.
• Tempos de resposta a incidentes mais curtos através de transmissões de vídeo em direto com localização GPS, que permitem que os serviços de emergência e os supervisores enviem recursos diretamente para o local certo.
• Pessoal mais bem preparado usando imagens reais de eventos anteriores durante as reuniões informativas e sessões de formação, em vez de depender apenas de procedimentos escritos.
• Melhoria operacional contínua porque cada evento gera um registo documentado que apoia diretamente o planeamento futuro, a definição de percursos, os níveis de pessoal e os procedimentos operacionais.
• Uma base de evidências mais sólida para investigações de incidentes, pedidos de indemnização, questões de responsabilidade e relatórios para as partes interessadas ou autoridades públicas.

Em vez de criar valor para um único evento, o sistema gera valor sempre que é utilizado.

Comprovado na prática

Esta abordagem já provou o seu valor durante grandes eventos públicos.

As equipas de segurança que utilizaram o ZEPCAM T3 Live durante uma grande maratona relataram que a combinação de vídeo em direto e da plataforma ZEPCAM Manager melhorou significativamente a comunicação durante o próprio evento. Posteriormente, essas mesmas gravações foram utilizadas para avaliar as operações, melhorar os procedimentos e formar o pessoal para futuras intervenções.

Chegou-se a uma conclusão semelhante num estudo de caso da Milestone Systems sobre um grande evento de caminhada. A tecnologia de vídeo móvel não só reforçou a segurança durante o evento, como também melhorou a eficiência operacional e forneceu informações valiosas para edições futuras.

Estes exemplos mostram que o maior valor de uma solução profissional de câmaras corporais não se limita ao dia do evento. Reside na capacidade de melhorar continuamente o planeamento, as operações e a formação, utilizando informações objetivas recolhidas no terreno.

A principal conclusão

Um dos maiores erros que as organizações cometem é encarar as câmaras corporais apenas como equipamento para a segurança em eventos ao vivo.

O maior valor delas reside no facto de se poderem usar as mesmas gravações várias vezes.

Primeiro, preparar as equipas antes de um evento.

E, depois, para apoiar as decisões operacionais enquanto o evento decorre.

E, por fim, para avaliar, melhorar e preparar-se para a próxima implementação.

Cada evento que conta com um sistema de câmaras corporais com transmissão em direto torna-se mais do que uma operação bem-sucedida.

Isso torna-se a base para tornar cada evento futuro mais seguro, mais inteligente e melhor organizado do que o anterior.