Más allá del gran día: por qué los organizadores de eventos inteligentes usan cámaras corporales antes, durante y después de cada evento

La utilidad de una cámara corporal no se acaba cuando se va el último visitante. En muchos sentidos, ahí es donde realmente empieza.

El reto: cada evento empieza desde cero

Cada evento público es diferente.

Las condiciones meteorológicas cambian. El número de visitantes supera las expectativas. Hay que ajustar los recorridos. Surgen incidentes de seguridad de forma inesperada. Se producen emergencias médicas sin previo aviso.

Los organizadores de eventos invierten mucho en prepararse para estas situaciones. Se elaboran planes de seguridad, se instalan sistemas de videovigilancia, se dota de personal a las salas de control y se organizan reuniones informativas operativas antes de cada evento.

Sin embargo, una vez que termina el evento, gran parte de los conocimientos operativos se pierden con él.

Las conversaciones por radio no se pueden revisar fácilmente después. Los informes de incidentes suelen redactarse horas más tarde, basándose en lo que se recuerda. Las observaciones valiosas se quedan en la mente de cada miembro del equipo, en lugar de formar parte del conocimiento operativo de la organización.

Por eso, la planificación del evento del año que viene suele partir de las mismas hipótesis que el año anterior, en lugar de basarse en datos objetivos recopilados durante el propio evento.

En lugar de acumular experiencia, las organizaciones vuelven a aprender una y otra vez las mismas lecciones.

Un sistema de cámaras corporales, tres momentos que marcan la diferencia

Las modernas cámaras corporales con transmisión en directo ofrecen mucho más que la simple grabación de incidentes.

Al combinar vídeo en directo, audio y datos de GPS con una plataforma profesional de gestión de vídeo como ZEPCAM Manager, cada grabación pasa a formar parte de una valiosa base de conocimientos operativos.

Las mismas imágenes pueden reflejar tres fases diferentes de cada evento.

Antes del evento

Cada evento supone un valioso material de formación para el siguiente.

En lugar de explicar el comportamiento de la multitud mediante procedimientos escritos o instrucciones verbales, los supervisores pueden recurrir a imágenes reales de eventos anteriores.

• ¿En qué momento empezó a ser un problema la densidad de gente?
• ¿Cómo reaccionaron los equipos de seguridad?
• ¿Qué decisiones de comunicación han funcionado bien?
• ¿Qué se podría mejorar?

Las grabaciones reales permiten tanto al personal nuevo como al experimentado aprender de situaciones con las que probablemente se vayan a encontrar ellos mismos.

Cuando las grabaciones se usan con fines de formación, se pueden ocultar de antemano los rostros y otros rasgos identificativos, lo que garantiza la protección de la privacidad sin perder el valor operativo de las imágenes.

Durante el evento

Aquí es donde la mayoría de las organizaciones ya reconocen el valor de las cámaras corporales. La retransmisión en directo permite a los supervisores y a los operadores de la sala de control ver exactamente lo que está viviendo el personal de primera línea. En lugar de depender únicamente de la comunicación por radio, reciben información visual inmediata junto con datos de localización GPS en tiempo real. Esto permite tomar decisiones operativas más rápidas y mejor fundamentadas.

Los equipos médicos pueden enviarse al lugar adecuado sin demora. Los recursos de seguridad se pueden desplegar en función de lo que esté pasando realmente, en lugar de lo que alguien intente describir por la radio.

Una cámara corporal no sustituye a la comunicación por radio durante un incidente. Lo refuerza al ofrecer un contexto visual en tiempo real, lo que reduce la incertidumbre y ayuda a los equipos de mando a tomar decisiones basadas en lo que ven, en lugar de en lo que oyen.

Hay otra ventaja importante que se extiende a lo largo de todo el evento. La presencia visible de una cámara corporal con retransmisión en directo suele ayudar a evitar que los incidentes se agraven. Los visitantes suelen comportarse de otra manera cuando saben que se están grabando sus interacciones. Al mismo tiempo, los agentes de seguridad y el personal del evento suelen sentirse más seguros sabiendo que sus acciones se documentan de forma objetiva y que solo tienen que pulsar un botón para recibir ayuda.

El resultado no es simplemente que después haya mejores pruebas. De hecho, suele haber menos incidentes desde el principio.

Después del evento

Una vez que el evento ha terminado, las grabaciones siguen siendo útiles.

Las grabaciones de vídeo, las grabaciones de audio y los registros de GPS se pueden revisar junto con la cronología de los hechos para evaluar las decisiones operativas, documentar los incidentes e identificar oportunidades de mejora.

• Se pueden analizar los movimientos de la multitud.
• Se pueden mejorar los procedimientos de comunicación.
• El personal puede recibir formación práctica a partir de situaciones reales.
• Los futuros diseños de rutas y planes de dotación de personal pueden basarse en datos operativos objetivos, en lugar de en suposiciones.
• Cada evento se convierte en una oportunidad para aprender de cara al siguiente.

Cómo se ve esto en la práctica

Imagina una maratón regional con cortes de tráfico, equipos de seguridad en moto y una sala de control central que coordina a decenas de personas a lo largo de un recorrido de veinte kilómetros.

Antes del evento, los organizadores revisan las imágenes de la edición anterior. Detectan un incidente que estuvo a punto de ocurrir en un paso de peatones, donde los espectadores se metieron en el recorrido antes de lo previsto. A los nuevos voluntarios se les da la formación usando la grabación real, en lugar de solo instrucciones escritas. El plan de gestión del tráfico se adapta según lo que se ha observado, no solo según lo que se ha informado.

Durante la maratón, los comisarios en moto llevan cámaras corporales ZEPCAM T3 Live que transmiten en directo vídeo, audio e información GPS directamente a la sala de control.

Cuando un corredor se desmaya cerca de un avituallamiento, el oficial más cercano enciende la cámara corporal. Los operadores evalúan de inmediato la situación a través de la retransmisión en directo, determinan la gravedad del incidente y envían asistencia médica directamente a la ubicación GPS correcta.

No hace falta basarse solo en descripciones verbales ni tener que adivinar dónde se necesita ayuda.

Tras la maratón, los organizadores revisan todas las grabaciones y han identificado dos puntos en los que la densidad de público aumentó considerablemente. Aunque este año no se ha producido ningún incidente, las grabaciones ponen de manifiesto las zonas en las que podría ser necesario hacer ajustes si la asistencia sigue creciendo.

Antes de que las grabaciones seleccionadas pasen a formar parte del material de formación futuro, se ocultan los rostros y otros detalles que puedan identificar a las personas para proteger la privacidad de los visitantes, sin dejar de aprovechar las lecciones operativas.

Así es exactamente como los equipos de seguridad de la Maratón de Eindhoven y de iTraffic Event Management han utilizado las cámaras corporales ZEPCAM durante eventos públicos a gran escala. El vídeo en directo facilitó la toma de decisiones operativas durante el propio evento, mientras que esas mismas grabaciones se convirtieron más tarde en material muy valioso para las evaluaciones, las mejoras en los protocolos y la formación del personal.

Aportando valor con cada evento

Las organizaciones que utilizan cámaras corporales durante todo el ciclo de vida de un evento suelen obtener varias ventajas operativas.

Toman decisiones más rápido porque los supervisores pueden ver cómo se desarrollan las situaciones en tiempo real.

La respuesta ante incidentes es más rápida porque las retransmisiones en directo con localización GPS permiten enviar los recursos de inmediato al lugar correcto.

El personal está mejor preparado porque la formación se basa en imágenes reales de operaciones, en lugar de en situaciones teóricas.

La planificación de eventos mejora constantemente porque cada implementación aporta nuevos conocimientos operativos.

Las grabaciones también son una documentación muy útil para investigar incidentes, tramitar reclamaciones de seguros, resolver cuestiones de responsabilidad civil e informar a las partes interesadas o a las autoridades públicas.

El valor del sistema aumenta con cada evento.

Los resultados: un valor que crece con cada evento

Las organizaciones que usan cámaras corporales durante todo el ciclo de vida de un evento se dan cuenta enseguida de que las ventajas van mucho más allá del propio evento.

Cada intervención genera nuevos conocimientos operativos que se pueden utilizar para mejorar la planificación futura, la formación del personal y las operaciones reales. En lugar de resolver los mismos problemas una y otra vez, las organizaciones se basan en la experiencia previa y mejoran continuamente la forma en que se organizan los eventos.

Entre las ventajas más habituales se encuentran:

• Toma de decisiones más rápida en tiempo real ya que los supervisores reaccionan a lo que ven a través del vídeo en directo, en lugar de basarse únicamente en comunicaciones por radio con retraso.
• Menos incidentes porque la presencia visible de una cámara corporal que retransmite en directo suele disuadir de comportamientos agresivos, lo que ayuda a proteger tanto a los visitantes como al personal de primera línea.
• Tiempos de respuesta ante incidentes más cortos gracias a las retransmisiones de vídeo en directo con localización GPS, que permiten a los servicios de emergencia y a los supervisores enviar recursos directamente al lugar correcto.
• Personal mejor preparado utilizando imágenes reales de eventos anteriores durante las sesiones informativas y de formación, en lugar de basarse únicamente en procedimientos escritos.
• Mejora operativa continua porque cada evento genera un registro documentado que sirve de base directa para la planificación futura, el diseño de rutas, la dotación de personal y los procedimientos operativos.
• Una base empírica más sólida para las investigaciones de incidentes, las reclamaciones de seguros, las cuestiones de responsabilidad y la presentación de informes a las partes interesadas o a las autoridades públicas.

En lugar de aportar valor para un único evento, el sistema aporta valor cada vez que se usa.

Probado en la práctica

Este enfoque ya ha demostrado su eficacia en grandes eventos públicos.

Los equipos de seguridad que utilizaron la ZEPCAM T3 Live durante una gran maratón comentaron que la combinación del vídeo en directo y la plataforma ZEPCAM Manager mejoró mucho la comunicación durante el propio evento. Después, esas mismas grabaciones se usaron para evaluar las operaciones, mejorar los procedimientos y formar al personal de cara a futuras intervenciones.

Se llegó a una conclusión similar en un estudio de caso de Milestone Systems sobre un importante evento de marcha a pie. La tecnología de vídeo móvil no solo reforzó la seguridad durante el evento, sino que también mejoró la eficiencia operativa y proporcionó información valiosa para futuras ediciones.

Estos ejemplos demuestran que el mayor valor de una solución profesional de cámaras corporales no se limita al día del suceso. Reside en la capacidad de mejorar continuamente la planificación, las operaciones y la formación utilizando la información objetiva recopilada sobre el terreno.

La conclusión clave

Uno de los mayores errores que cometen las organizaciones es considerar las cámaras corporales únicamente como un equipo para la seguridad en eventos en directo.

Su mayor ventaja es que puedes usar las mismas grabaciones varias veces.

Lo primero es preparar a los equipos antes de una prueba.

Y también para respaldar las decisiones operativas mientras se celebra el evento.

Y, por último, para evaluar, mejorar y prepararnos para la próxima implementación.

Cada evento en el que se utiliza un sistema de cámaras corporales con retransmisión en directo se convierte en algo más que una operación exitosa.

Esto se convierte en la base para que cada evento futuro sea más seguro, más inteligente y esté mejor organizado que el anterior.