Πέρα από τη μεγάλη μέρα: Γιατί οι έξυπνοι διοργανωτές εκδηλώσεων χρησιμοποιούν κάμερες σώματος πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από κάθε εκδήλωση

Η αξία μιας κάμερας σώματος δεν εξαντλείται με την αποχώρηση του τελευταίου επισκέπτη. Από πολλές απόψεις, εκεί είναι που πραγματικά αρχίζει.

Η πρόκληση: κάθε εκδήλωση ξεκινά από το μηδέν

Κάθε δημόσια εκδήλωση είναι διαφορετική.

Οι καιρικές συνθήκες αλλάζουν. Ο αριθμός των επισκεπτών ξεπερνά τις προσδοκίες. Οι διαδρομές πρέπει να προσαρμοστούν. Προκύπτουν απροσδόκητα περιστατικά ασφαλείας. Εμφανίζονται ιατρικές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης χωρίς προειδοποίηση.

Οι διοργανωτές εκδηλώσεων επενδύουν σημαντικά στην προετοιμασία για τέτοιες καταστάσεις. Καταρτίζονται σχέδια ασφαλείας, εγκαθίστανται συστήματα κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης, στελεχώνονται τα κέντρα ελέγχου και διοργανώνονται ενημερωτικές συσκέψεις πριν από κάθε εκδήλωση.

Ωστόσο, μόλις ολοκληρωθεί η εκδήλωση, μεγάλο μέρος της επιχειρησιακής γνώσης χάνεται μαζί της.

Οι ραδιοεπικοινωνίες δεν μπορούν να αναθεωρηθούν εύκολα εκ των υστέρων. Οι αναφορές περιστατικών συχνά συντάσσονται ώρες αργότερα, με βάση τη μνήμη. Πολύτιμες παρατηρήσεις παραμένουν στην κατοχή μεμονωμένων μελών της ομάδας, αντί να ενσωματώνονται στη λειτουργική γνώση του οργανισμού.

Ως αποτέλεσμα, ο προγραμματισμός της εκδήλωσης του επόμενου έτους ξεκινά συχνά με βάση τις ίδιες παραδοχές με αυτές του προηγούμενου έτους, αντί να βασίζεται σε αντικειμενικά στοιχεία που συλλέχθηκαν κατά τη διάρκεια της ίδιας της εκδήλωσης.

Αντί να αποκτούν εμπειρία, οι οργανισμοί επαναλαμβάνουν ξανά και ξανά τα ίδια μαθήματα.

Ένα σύστημα κάμερας σώματος, τρεις σημαντικές στιγμές

Οι σύγχρονες κάμερες σώματος με δυνατότητα ζωντανής μετάδοσης προσφέρουν πολύ περισσότερα από την απλή καταγραφή περιστατικών.

Συνδυάζοντας ζωντανό βίντεο, ήχο και δεδομένα GPS με μια επαγγελματική πλατφόρμα διαχείρισης βίντεο , όπως το ZEPCAM Manager, κάθε εγγραφή αποτελεί μέρος μιας πολύτιμης βάσης επιχειρησιακών γνώσεων.

Το ίδιο βίντεο μπορεί να καλύψει τρεις διαφορετικές φάσεις κάθε εκδήλωσης.

Πριν από την εκδήλωση

Κάθε εκδήλωση αποτελεί πολύτιμο εκπαιδευτικό υλικό για την επόμενη.

Αντί να εξηγούν τη συμπεριφορά του πλήθους με γραπτές οδηγίες ή προφορικές ενημερώσεις, οι υπεύθυνοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν πραγματικό οπτικό υλικό από προηγούμενες εκδηλώσεις.

• Πού άρχισε να αποτελεί πρόβλημα η πυκνότητα του πλήθους;
• Πώς αντέδρασαν οι ομάδες ασφαλείας;
• Ποιες αποφάσεις σχετικά με την επικοινωνία απέδωσαν καλά αποτελέσματα;
• Τι θα μπορούσε να βελτιωθεί;

Τα πραγματικά βίντεο δίνουν τη δυνατότητα τόσο στους νέους όσο και στους έμπειρους υπαλλήλους να μάθουν από καταστάσεις που είναι πιθανό να αντιμετωπίσουν οι ίδιοι.

Όταν οι εγγραφές χρησιμοποιούνται για εκπαιδευτικούς σκοπούς, τα πρόσωπα και άλλα αναγνωριστικά χαρακτηριστικά μπορούν να αποκρύπτονται εκ των προτέρων, διασφαλίζοντας έτσι την προστασία της ιδιωτικής ζωής, χωρίς να θίγεται η επιχειρησιακή αξία του υλικού.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης

Σε αυτό το σημείο, οι περισσότεροι οργανισμοί αναγνωρίζουν ήδη την αξία των καμερών σώματος. Η ζωντανή μετάδοση επιτρέπει στους προϊσταμένους και στους χειριστές του κέντρου ελέγχου να βλέπουν ακριβώς αυτό που βιώνει το προσωπικό που βρίσκεται στην πρώτη γραμμή. Αντί να βασίζονται αποκλειστικά στην ραδιοεπικοινωνία, λαμβάνουν άμεσες οπτικές πληροφορίες σε συνδυασμό με δεδομένα θέσης GPS σε πραγματικό χρόνο. Αυτό επιτρέπει τη λήψη ταχύτερων και πιο τεκμηριωμένων επιχειρησιακών αποφάσεων.

Οι ιατρικές ομάδες μπορούν να αποσταλούν χωρίς καθυστέρηση στη σωστή τοποθεσία. Οι πόροι ασφαλείας μπορούν να αναπτυχθούν με βάση το τι συμβαίνει στην πραγματικότητα και όχι με βάση αυτό που κάποιος προσπαθεί να περιγράψει μέσω ασυρμάτου.

Μια κάμερα σώματος δεν αντικαθιστά την ασύρματη επικοινωνία κατά τη διάρκεια ενός συμβάντος. Το ενισχύει παρέχοντας ζωντανό οπτικό πλαίσιο, μειώνοντας την αβεβαιότητα και βοηθώντας τις ομάδες διοίκησης να λαμβάνουν αποφάσεις με βάση αυτό που βλέπουν και όχι αυτό που ακούν.

Υπάρχει ένα ακόμη σημαντικό πλεονέκτημα που ισχύει καθ’ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης. Η ορατή παρουσία μιας κάμερας σώματος που μεταδίδει ζωντανά συχνά συμβάλλει στην αποτροπή της κλιμάκωσης των περιστατικών. Οι επισκέπτες γενικά συμπεριφέρονται διαφορετικά όταν γνωρίζουν ότι οι αλληλεπιδράσεις τους καταγράφονται. Ταυτόχρονα, οι υπάλληλοι ασφαλείας και το προσωπικό της εκδήλωσης συχνά αισθάνονται πιο σίγουροι γνωρίζοντας ότι οι ενέργειές τους καταγράφονται αντικειμενικά και ότι η υποστήριξη απέχει μόνο ένα πάτημα κουμπιού.

Το αποτέλεσμα δεν είναι απλώς η ύπαρξη καλύτερων αποδεικτικών στοιχείων εκ των υστέρων. Συχνά, τα περιστατικά είναι εξ αρχής λιγότερα.

Μετά την εκδήλωση

Αφού ολοκληρωθεί η εκδήλωση, οι ηχογραφήσεις συνεχίζουν να προσφέρουν αξία.

Τα βίντεο, οι ηχογραφήσεις και τα ίχνη GPS μπορούν να αναλυθούν σε συνδυασμό με το χρονοδιάγραμμα των γεγονότων, προκειμένου να αξιολογηθούν οι επιχειρησιακές αποφάσεις, να τεκμηριωθούν τα περιστατικά και να εντοπιστούν ευκαιρίες βελτίωσης.

• Οι κινήσεις του πλήθους μπορούν να αναλυθούν.
• Οι διαδικασίες επικοινωνίας μπορούν να βελτιωθούν.
• Το προσωπικό μπορεί να λάβει πρακτική καθοδήγηση με βάση πραγματικές καταστάσεις.
• Ο μελλοντικός σχεδιασμός των δρομολογίων και τα σχέδια στελέχωσης μπορούν να βασίζονται σε αντικειμενικά επιχειρησιακά στοιχεία και όχι σε υποθέσεις.
• Κάθε γεγονός αποτελεί μια ευκαιρία μάθησης για το επόμενο.

Πώς φαίνεται αυτό στην πράξη

Φανταστείτε έναν περιφερειακό μαραθώνιο με κλειστά δρόμους, ομάδες ασφαλείας με μοτοσικλέτες και ένα κεντρικό κέντρο ελέγχου που συντονίζει δεκάδες μέλη του προσωπικού κατά μήκος μιας διαδρομής είκοσι χιλιομέτρων.

Πριν από την εκδήλωση, οι διοργανωτές εξετάζουν το βίντεο από την προηγούμενη διοργάνωση. Εντοπίζουν ένα περιστατικό που παραλίγο να οδηγήσει σε ατύχημα σε μια διάβαση πεζών, όπου θεατές εισήλθαν στη διαδρομή νωρίτερα από το αναμενόμενο. Οι νέοι εθελοντές ενημερώνονται με βάση την ίδια την καταγραφή και όχι μόνο με γραπτές οδηγίες. Το σχέδιο διαχείρισης της κυκλοφορίας προσαρμόζεται με βάση τα παρατηρούμενα γεγονότα και όχι απλώς με βάση τις αναφορές.

Κατά τη διάρκεια του μαραθωνίου, οι επίσημοι που κινούνται με μοτοσικλέτες φορούν κάμερες σώματος ZEPCAM T3 Live, οι οποίες μεταδίδουν ζωντανά βίντεο, ήχο και πληροφορίες GPS απευθείας στο κέντρο ελέγχου.

Όταν ένας δρομέας καταρρέει κοντά σε σταθμό ανεφοδιασμού με νερό, ο πλησιέστερος διοργανωτής ενεργοποιεί την κάμερα που φοριέται στο σώμα. Οι χειριστές αξιολογούν αμέσως την κατάσταση μέσω της ζωντανής βιντεομετάδοσης, προσδιορίζουν τη σοβαρότητα του περιστατικού και αποστέλλουν ιατρική βοήθεια απευθείας στη σωστή τοποθεσία GPS.

Δεν χρειάζεται να βασιζόμαστε αποκλειστικά σε προφορικές περιγραφές ή να εκτιμούμε πού απαιτείται βοήθεια.

Μετά τον μαραθώνιο, οι διοργανωτές εξετάζουν όλο το καταγεγραμμένο οπτικό υλικό και εντοπίζουν δύο σημεία όπου η πυκνότητα του πλήθους αυξήθηκε σημαντικά. Αν και φέτος δεν σημειώθηκαν περιστατικά, τα βίντεο επισημαίνουν περιοχές όπου ενδέχεται να χρειαστούν προσαρμογές, εφόσον ο αριθμός των συμμετεχόντων συνεχίσει να αυξάνεται.

Πριν οι επιλεγμένες ηχογραφήσεις ενσωματωθούν στο μελλοντικό εκπαιδευτικό υλικό, τα πρόσωπα και άλλα στοιχεία που επιτρέπουν την αναγνώριση των ατόμων αποκρύπτονται, προκειμένου να προστατευθεί η ιδιωτικότητα των επισκεπτών, διατηρώντας παράλληλα τα διδάγματα που αποκομίζονται από τις επιχειρήσεις.

Αυτός είναι ακριβώς ο τρόπος με τον οποίο οι ομάδες ασφαλείας του Μαραθωνίου του Αϊντχόβεν και η iTraffic Event Management χρησιμοποίησαν τις κάμερες σώματος ZEPCAM κατά τη διάρκεια μεγάλων δημόσιων εκδηλώσεων. Το ζωντανό βίντεο συνέβαλε στη λήψη επιχειρησιακών αποφάσεων κατά τη διάρκεια της ίδιας της εκδήλωσης, ενώ οι ίδιες εγγραφές αποτέλεσαν αργότερα πολύτιμο υλικό για αξιολογήσεις, βελτιώσεις των πρωτοκόλλων και εκπαίδευση του προσωπικού.

Δημιουργούμε αξία με κάθε εκδήλωση

Οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν κάμερες σώματος καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής μιας εκδήλωσης αποκομίζουν συνήθως διάφορα λειτουργικά οφέλη.

Λαμβάνουν αποφάσεις πιο γρήγορα, καθώς οι προϊστάμενοι μπορούν να παρακολουθούν την εξέλιξη των καταστάσεων σε πραγματικό χρόνο.

Η ανταπόκριση σε περιστατικά γίνεται ταχύτερη, καθώς οι ζωντανές μεταδόσεις με σήμανση GPS επιτρέπουν την άμεση αποστολή πόρων στη σωστή τοποθεσία.

Το προσωπικό είναι καλύτερα προετοιμασμένο, καθώς η εκπαίδευση βασίζεται σε πραγματικό υλικό από επιχειρήσεις και όχι σε θεωρητικά σενάρια.

Ο σχεδιασμός εκδηλώσεων βελτιώνεται συνεχώς, καθώς κάθε υλοποίηση προσφέρει νέες λειτουργικές γνώσεις.

Τα βιντεοσκοπημένα πλάνα παρέχουν επίσης πολύτιμη τεκμηρίωση για τη διερεύνηση περιστατικών, τις ασφαλιστικές απαιτήσεις, ζητήματα ευθύνης και την υποβολή εκθέσεων προς τους ενδιαφερόμενους ή τις δημόσιες αρχές.

Η αξία του συστήματος αυξάνεται με κάθε εκδήλωση.

Τα αποτελέσματα: Αξία που αυξάνεται με κάθε εκδήλωση

Οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν κάμερες σώματος καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής μιας εκδήλωσης συνειδητοποιούν γρήγορα ότι τα οφέλη εκτείνονται πολύ πέρα από την ίδια την εκδήλωση.

Κάθε αποστολή αποφέρει νέες επιχειρησιακές γνώσεις που μπορούν να αξιοποιηθούν για τη βελτίωση του μελλοντικού σχεδιασμού, της εκπαίδευσης του προσωπικού και των επιχειρήσεων σε πραγματικές συνθήκες. Αντί να επιλύουν επανειλημμένα τα ίδια προβλήματα, οι οργανισμοί αξιοποιούν την προηγούμενη εμπειρία τους και βελτιώνουν συνεχώς τον τρόπο οργάνωσης των εκδηλώσεων.

Τα τυπικά οφέλη περιλαμβάνουν:

• Ταχύτερη λήψη αποφάσεων σε πραγματικό χρόνο καθώς οι επόπτες αντιδρούν σε ό,τι βλέπουν μέσω ζωντανών βίντεο, αντί να βασίζονται αποκλειστικά σε καθυστερημένη ραδιοεπικοινωνία.
• Λιγότερα περιστατικά επειδή η ορατή παρουσία μιας κάμερας σώματος που μεταδίδει ζωντανά συχνά αποθαρρύνει την επιθετική συμπεριφορά, συμβάλλοντας στην προστασία τόσο των επισκεπτών όσο και του προσωπικού πρώτης γραμμής.
• Συντομότεροι χρόνοι απόκρισης σε περιστατικά μέσω ζωντανών ροών βίντεο με σήμανση GPS, οι οποίες επιτρέπουν στις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης και στους υπεύθυνους να αποστέλλουν πόρους απευθείας στη σωστή τοποθεσία.
• Καλύτερα προετοιμασμένο προσωπικό χρησιμοποιώντας πραγματικό υλικό από προηγούμενες εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια των ενημερώσεων και των εκπαιδευτικών συνεδριών, αντί να βασίζονται αποκλειστικά σε γραπτές διαδικασίες.
• Συνεχής βελτίωση των λειτουργιών επειδή κάθε συμβάν δημιουργεί ένα τεκμηριωμένο αρχείο που υποστηρίζει άμεσα τον μελλοντικό σχεδιασμό, τον σχεδιασμό των δρομολογίων, τα επίπεδα στελέχωσης και τις επιχειρησιακές διαδικασίες.
• Μια πιο ισχυρή βάση τεκμηρίωσης για διερευνήσεις περιστατικών, ασφαλιστικές απαιτήσεις, ζητήματα ευθύνης και υποβολή εκθέσεων προς τους ενδιαφερόμενους ή τις δημόσιες αρχές.

Αντί να δημιουργεί αξία για μια μεμονωμένη εκδήλωση, το σύστημα προσφέρει αξία κάθε φορά που χρησιμοποιείται.

Αποδεδειγμένο στην πράξη

Η προσέγγιση αυτή έχει ήδη αποδείξει την αξία της κατά τη διάρκεια σημαντικών δημόσιων εκδηλώσεων.

Ομάδες ασφαλείας που χρησιμοποίησαν το ZEPCAM T3 Live κατά τη διάρκεια ενός μεγάλου μαραθωνίου ανέφεραν ότι ο συνδυασμός ζωντανών βίντεο και της πλατφόρμας ZEPCAM Manager βελτίωσε σημαντικά την επικοινωνία κατά τη διάρκεια της ίδιας της εκδήλωσης. Στη συνέχεια, οι ίδιες εγγραφές χρησιμοποιήθηκαν για την αξιολόγηση των επιχειρήσεων, τη βελτίωση των διαδικασιών και την εκπαίδευση του προσωπικού ενόψει μελλοντικών αποστολών.

Σε παρόμοιο συμπέρασμα κατέληξε μια μελέτη περίπτωσης της Milestone Systems που αφορούσε μια μεγάλη εκδήλωση πεζοπορίας. Η τεχνολογία κινητού βίντεο όχι μόνο ενίσχυσε την ασφάλεια κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, αλλά επίσης βελτίωσε την επιχειρησιακή αποδοτικότητα και παρείχε πολύτιμες πληροφορίες για μελλοντικές διοργανώσεις.

Τα παραδείγματα αυτά καταδεικνύουν ότι η μεγαλύτερη αξία μιας επαγγελματικής λύσης bodycam δεν περιορίζεται στην ημέρα του συμβάντος. Έγκειται στην ικανότητα συνεχούς βελτίωσης του σχεδιασμού, των επιχειρήσεων και της εκπαίδευσης, με βάση αντικειμενικές πληροφορίες που συλλέγονται στο πεδίο.

Το βασικό συμπέρασμα

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που διαπράττουν οι οργανισμοί είναι να θεωρούν τις κάμερες σώματος απλώς ως εξοπλισμό για την ασφάλεια ζωντανών εκδηλώσεων.

Η μεγαλύτερη αξία τους έγκειται στο γεγονός ότι οι ίδιες ηχογραφήσεις χρησιμοποιούνται πολλές φορές.

Πρώτον, να προετοιμάζει τις ομάδες πριν από μια διοργάνωση.

Στη συνέχεια, για την υποστήριξη των επιχειρησιακών αποφάσεων κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Και, τέλος, για να αξιολογήσουμε, να βελτιώσουμε και να προετοιμαστούμε για την επόμενη ανάπτυξη.

Κάθε εκδήλωση που υποστηρίζεται από ένα σύστημα κάμερας σώματος με ζωντανή μετάδοση αποτελεί κάτι περισσότερο από μια επιτυχημένη επιχείρηση.

Αποτελεί το θεμέλιο για να γίνουν όλες οι μελλοντικές εκδηλώσεις ασφαλέστερες, πιο έξυπνες και καλύτερα οργανωμένες από την προηγούμενη.