De waarde van een bodycam houdt niet op wanneer de laatste bezoeker vertrekt. In veel opzichten begint het dan pas echt.

De uitdaging: elk evenement begint helemaal vanaf nul

Elk openbaar evenement is anders.

De weersomstandigheden veranderen. Het aantal bezoekers overtreft de verwachtingen. Routes moeten worden aangepast. Er doen zich onverwachts veiligheidsincidenten voor. Medische noodsituaties doen zich zonder waarschuwing voor.

Evenementenorganisatoren investeren veel in de voorbereiding op dit soort situaties. Er worden veiligheidsplannen opgesteld, er worden camerabewakingssystemen geïnstalleerd, er wordt personeel ingezet in de controlekamers en voorafgaand aan elk evenement worden operationele briefings gehouden.

Maar zodra het evenement voorbij is, verdwijnt een groot deel van de operationele kennis mee.

Radiogesprekken kunnen achteraf niet gemakkelijk worden teruggeluisterd. Incidentrapporten worden vaak pas uren later uit het hoofd opgesteld. Waardevolle observaties blijven bij individuele teamleden in plaats van deel uit te maken van de operationele kennis van de organisatie.

Daardoor wordt bij de planning van het evenement van volgend jaar vaak uitgegaan van dezelfde aannames als het jaar ervoor, in plaats van van objectieve gegevens die tijdens het evenement zelf zijn verzameld.

In plaats van ervaring op te doen, leren organisaties steeds weer dezelfde lessen opnieuw.

Eén bodycam-systeem, drie waardevolle momenten

Moderne bodycams voor livestreaming bieden veel meer dan alleen het vastleggen van incidenten.

Door live video-, audio- en GPS-gegevens te combineren met een professioneel videobeheerplatform zoals ZEPCAM Manager, wordt elke opname onderdeel van een waardevolle operationele kennisbank.

Dezelfde beelden kunnen drie verschillende fasen van elk evenement weergeven.

Voorafgaand aan het evenement

Elk evenement levert waardevol trainingsmateriaal op voor het volgende evenement.

In plaats van het gedrag van de menigte uit te leggen aan de hand van schriftelijke procedures of mondelinge instructies, kunnen leidinggevenden gebruikmaken van daadwerkelijke beelden van eerdere evenementen.

• Wanneer werd de menigtedichtheid een probleem?
• Hoe hebben de beveiligingsteams gereageerd?
• Welke communicatiebeslissingen hebben goed gewerkt?
• Wat zou er verbeterd kunnen worden?

Dankzij echte beelden kunnen zowel nieuwe als ervaren medewerkers leren van situaties waarmee ze zelf waarschijnlijk te maken zullen krijgen.

Wanneer opnames voor trainingsdoeleinden worden gebruikt, kunnen gezichten en andere herkenbare kenmerken vooraf worden vervaagd, zodat de privacy wordt gewaarborgd en tegelijkertijd de operationele waarde van het beeldmateriaal behouden blijft.

Tijdens het evenement

Op dit punt zien de meeste organisaties de waarde van bodycams al in. Dankzij livestreaming kunnen leidinggevenden en medewerkers in de controlekamer precies zien wat het personeel in de frontlinie meemaakt. In plaats van uitsluitend op radiocommunicatie te vertrouwen, ontvangen ze direct visuele informatie in combinatie met live GPS-locatiegegevens. Dit maakt snellere en beter onderbouwde operationele beslissingen mogelijk.

Medische teams kunnen zonder vertraging naar de juiste locatie worden gestuurd. Beveiligingsmiddelen kunnen worden ingezet op basis van wat er daadwerkelijk gebeurt, in plaats van op basis van wat iemand via de radio probeert te beschrijven.

Een bodycam is geen vervanging voor radiocommunicatie tijdens een incident. Het versterkt dit door live visuele context te bieden, waardoor onzekerheid wordt verminderd en commandoteams worden geholpen om beslissingen te nemen op basis van wat ze zien in plaats van wat ze horen.

Er is nog een ander belangrijk voordeel dat gedurende het hele evenement van toepassing is. De zichtbare aanwezigheid van een live-streamende bodycam helpt vaak voorkomen dat incidenten escaleren. Bezoekers gedragen zich over het algemeen anders als ze weten dat interacties worden opgenomen. Tegelijkertijd voelen beveiligingsmedewerkers en evenementpersoneel zich vaak zelfverzekerder in de wetenschap dat hun handelingen objectief worden vastgelegd en dat ondersteuning slechts één druk op de knop verwijderd is.

Het resultaat is niet alleen dat er achteraf over beter bewijsmateriaal beschikt wordt. Vaak zijn er sowieso al minder incidenten.

Na het evenement

Ook nadat het evenement is afgelopen, blijven de opnames van waarde.

Videobeelden, geluidsopnames en GPS-trajecten kunnen in combinatie met de tijdlijn van de gebeurtenis worden bekeken om operationele beslissingen te evalueren, incidenten vast te leggen en verbeterpunten te identificeren.

• De bewegingen van mensenmassa’s kunnen worden geanalyseerd.
• De communicatieprocedures kunnen worden verbeterd.
• Medewerkers kunnen praktische begeleiding krijgen aan de hand van concrete situaties.
• Toekomstige routeontwerpen en personeelsplannen kunnen worden gebaseerd op objectieve operationele gegevens in plaats van op aannames.
• Elke gebeurtenis biedt een kans om ervan te leren voor de volgende keer.

Hoe dit er in de praktijk uitziet

Stel je eens een regionale marathon voor met wegafsluitingen, veiligheidsteams op motorfietsen en een centrale meldkamer die tientallen medewerkers over een parcours van twintig kilometer coördineert.

Voorafgaand aan het evenement bekijken de organisatoren beelden van de vorige editie. Ze signaleren een bijna-ongeval bij een zebrapad, waar toeschouwers eerder dan verwacht het parcours betraden. Nieuwe verkeersregelaars krijgen hun instructies aan de hand van de daadwerkelijke opnames, in plaats van alleen op basis van schriftelijke instructies. Het verkeersplan wordt aangepast op basis van wat er daadwerkelijk is waargenomen, en niet alleen op basis van wat er is gemeld.

Tijdens de marathon dragen de motorbegeleiders ZEPCAM T3 Live-bodycams die live beeld, geluid en GPS-gegevens rechtstreeks naar de controlekamer streamen.

Wanneer een hardloper in de buurt van een drinkpost in elkaar zakt, schakelt de dichtstbijzijnde official de bodycam in. De operators beoordelen de situatie onmiddellijk via de live videostream, stellen de ernst van het incident vast en sturen medische hulp rechtstreeks naar de juiste GPS-locatie.

Het is niet nodig om uitsluitend af te gaan op mondelinge beschrijvingen of te raden waar hulp nodig is.

Na de marathon bekijken de organisatoren alle opgenomen beelden en stellen ze vast dat er twee locaties zijn waar de drukte aanzienlijk toenam. Hoewel er dit jaar geen incidenten hebben plaatsgevonden, laten de opnames zien op welke plekken er mogelijk aanpassingen nodig zijn als het aantal bezoekers blijft groeien.

Voordat geselecteerde opnames worden opgenomen in toekomstig trainingsmateriaal, worden gezichten en andere herkenbare details onherkenbaar gemaakt om de privacy van bezoekers te beschermen, zonder dat dit ten koste gaat van de operationele lessen die hieruit kunnen worden getrokken.

Dit is precies hoe de veiligheidsteams van de Eindhoven Marathon en iTraffic Event Management ZEPCAM-bodycams hebben ingezet tijdens grootschalige publieke evenementen. Livebeelden ondersteunden de operationele besluitvorming tijdens het evenement zelf, terwijl diezelfde opnames later waardevol materiaal vormden voor evaluaties, verbeteringen van het protocol en de training van het personeel.

Met elk evenement waarde creëren

Organisaties die gedurende de gehele levenscyclus van een evenement bodycams inzetten, profiteren doorgaans van diverse operationele voordelen.

Ze nemen snellere beslissingen omdat leidinggevenden de ontwikkelingen in realtime kunnen volgen.

De reactietijd bij incidenten wordt korter, omdat dankzij livestreams met GPS-gegevens hulpmiddelen onmiddellijk naar de juiste locatie kunnen worden gestuurd.

Het personeel is beter voorbereid omdat de training is gebaseerd op echte beelden uit de praktijk in plaats van op theoretische scenario’s.

De planning van evenementen wordt steeds beter, omdat elke uitvoering nieuwe operationele kennis oplevert.

De opgenomen beelden vormen bovendien waardevolle documentatie voor onderzoeken naar incidenten, verzekeringsclaims, aansprakelijkheidskwesties en rapportages aan belanghebbenden of overheidsinstanties.

De waarde van het systeem neemt met elke gebeurtenis toe.

Het resultaat: waarde die bij elk evenement toeneemt

Organisaties die gedurende de gehele levenscyclus van een evenement bodycams gebruiken, merken al snel dat de voordelen veel verder reiken dan het evenement zelf.

Elke inzet levert nieuwe operationele kennis op die kan worden gebruikt om de toekomstige planning, de opleiding van het personeel en de daadwerkelijke operaties te verbeteren. In plaats van steeds weer dezelfde problemen op te lossen, bouwen organisaties voort op eerdere ervaringen en verbeteren ze voortdurend de manier waarop evenementen worden georganiseerd.

Enkele typische voordelen zijn:

• Snellere besluitvorming in realtime omdat leidinggevenden reageren op wat ze via livebeelden zien, in plaats van uitsluitend te vertrouwen op vertraagde radiocommunicatie.
• Minder incidenten omdat de zichtbare aanwezigheid van een live-streamende bodycam agressief gedrag vaak ontmoedigt, wat bijdraagt aan de bescherming van zowel bezoekers als het personeel in de frontlinie.
• Kortere responstijden bij incidenten dankzij live videostreams met GPS-gegevens, waardoor hulpdiensten en leidinggevenden hulp direct naar de juiste locatie kunnen sturen.
• Beter voorbereid personeel door tijdens briefings en trainingssessies gebruik te maken van echte beelden van eerdere evenementen in plaats van uitsluitend te vertrouwen op schriftelijke procedures.
• Voortdurende operationele verbetering omdat elke gebeurtenis een gedocumenteerd verslag oplevert dat direct als basis dient voor toekomstige planning, routeontwerp, personeelsbezetting en operationele procedures.
• Een steviger bewijsbasis voor incidentonderzoeken, verzekeringsclaims, aansprakelijkheidskwesties en rapportage aan belanghebbenden of overheidsinstanties.

Het systeem creëert geen waarde voor een eenmalige gebeurtenis, maar levert elke keer dat het wordt gebruikt waarde op.

In de praktijk bewezen

Deze aanpak heeft zijn waarde al bewezen tijdens grote publieke evenementen.

Veiligheidsteams die tijdens een grote marathon gebruik maakten van de ZEPCAM T3 Live, meldden dat de combinatie van livebeelden en het ZEPCAM Manager-platform de communicatie tijdens het evenement zelf aanzienlijk had verbeterd. Na afloop werden dezelfde opnames gebruikt om de werkzaamheden te evalueren, procedures te verbeteren en personeel voor te bereiden op toekomstige inzet.

Een soortgelijke conclusie werd getrokken in een casestudy van Milestone Systems over een groot wandelevenement. Mobiele videotechnologie zorgde niet alleen voor meer veiligheid tijdens het evenement, maar verbeterde ook de operationele efficiëntie en leverde waardevolle inzichten op voor toekomstige edities.

Deze voorbeelden laten zien dat de grootste meerwaarde van een professionele bodycam-oplossing niet beperkt blijft tot de dag van het incident. Die meerwaarde ligt juist in de mogelijkheid om de planning, de operaties en de training voortdurend te verbeteren aan de hand van objectieve informatie die in het veld is verzameld.

Het belangrijkste inzicht

Een van de grootste fouten die organisaties maken, is dat ze bodycams uitsluitend zien als apparatuur voor de beveiliging van live-evenementen.

Hun grootste meerwaarde ligt in het feit dat dezelfde opnames meerdere keren worden gebruikt.

Ten eerste: de teams voorbereiden op een evenement.

Vervolgens om operationele beslissingen te ondersteunen terwijl het evenement plaatsvindt.

En tot slot: evalueren, verbeteren en voorbereiden op de volgende implementatie.

Elk incident waarbij gebruik wordt gemaakt van een live-streaming bodycam- systeem wordt meer dan alleen een succesvolle operatie.

Het vormt de basis om elk toekomstig evenement veiliger, slimmer en beter georganiseerd te maken dan het vorige.